Információözön kezelése
Az irodai beszélgetések, bejáratott kommunikációs csatornák eltűnésével e-mailek, üzenetek százai, tervezetlenül beeső megbeszélések tucatjai lökik a produktivitás antitézisébe a dolgozókat: a végeláthatatlan in-for-má-ció-fel-dol-go-zás-ba (másik nevén a nemhiszemelhogymegintszázemailfogadreggel).
Ez ellen lehet tenni, mégpedig fegyelmezett, újfajta kommunikációval, aminek alapja az egyéni törekvés, és az aszinkron információáramlás erősítése. Aszinkron kommunikáció az, ahol - a szinkronnal ellentétben, lásd megbeszélés, chat, stb. - nincs azonnali válasz, nincs élő párbeszéd, hanem idő telhet el a küldés és válasz között. Mint például az e-mail.
saját szerkesztés
Három szinten jelenik meg a törekvés. Minden az egyénből indul ki: meg kell tanulni az új információt feldolgozni, illetve új módon kommunikálni. Ezt támogatja, ha csapatszinten új kommunikációs normák születnek, és ezt kell támogatnia a szervezeti légkörnek, a vezetők egyéni és átfogó törekvéseinek. Nézzük hogyan!
Egyéni szint - amit be kell gyakorolni
Amikor te akarsz közölni:
Tömör levelek, beszédes tárgy, és kevés címzett. De komolyan, ne "cécézd" be mindenáron Sanyit, se a főnökét. Csak annyi embernek küldj infót, amennyinek nagyon muszáj. Te is hálás leszel, ha kihagynak legközelebb.
Megbeszélést csak akkor írj ki, ha nem tudod sehogy elintézni máshogy, és ténylegesen élő kommunikáció kell.
Amikor olvasod:
Tarts rendet az üzeneteid között, e-mailedben ne hagyj olvasatlan üzeneteket, legyenek jó szűrőid, mapparendszered. Ne nézz rá kétszer egy e-mailre, soha. Dolgozz ki magadnak egy kategorizálást, és mindig döntsd el azonnal, mit fogsz csinálni azzal az e-maillel, üzenettel.
Legyenek meg a saját kategóriáid, de vannak “gyáriak” is: használhatsz egy egyszerűbb kategorizációs modellt, vagy egy teljes feladat-feldolgozási modellt. Mutatunk is egy-egy példát:
Egy kategorizációs modell: Fontos-sürgős: Minden beeső dologról döntsd el, hogy mennyire fontos, mennyire sürgős. Ha fontos, akkor priorizáld magadnak fontosság szerint. Minden ami fontos és pár perc - csináld meg azonnal. Fontos és sürgős? Tűzoltás - fogj hozzá. Fontos, de nem sürgős? Tervezd meg, hogy mikor csinálod, mi kell hozzá, írd fel, és addig ne gondolj rá. Nem fontos, de sürgős? Döntsd el, hogy csinálod vagy sem, és vagy fogj hozzá, tervezd be a napodba, vagy felejtsd el örökre. Ne maradjon a fejedben nyitott kérdésként. Nem fontos és nem sürgős - ez bizony kuka. Nehéz időket élünk, tanuljunk meg nemet mondani.
Egy teljes feladat-feldolgozási modell: GTD - Getting Things Done: Ez nagyobb annál, mintsem pár sorban le lehetne írni, érdemes utána olvasni a hasonló című könyvben (magyarul David Allen - Hatékonyságnövelés stresszmentesen), de sok cikk, podcast is van a témában. Röviden pár lényeges pont: nem elég to-do listákat írni, olyan listát kell írnod, amiben életed teendőinek 100%-a benne van, hogy teljesen megbízz a saját rendszeredben, és mindennek az a célja, hogy a fejedből a bizonytalanságot, a “nyitott köröket” kiiktassa. Ehhez társul némi napi - heti tervezés, és máris komoly eredményeket lehet elérni.
Csapatszint - ahol a jó kommunikáció az új arany
A csapat egyik legfőbb ereje a szokásjog, és pont ez fogja visszahúzni a régi rossz kommunikációs mederbe az egyént. Ezen erős normaképzéssel lehet segíteni. Üljetek össze, beszéljétek meg, hogy mik az új szabályok, és tartsátok magatokat hozzá. Adjatok visszajelzést azoknak, akik nem tartják be, küzdjetek azért, hogy más csapatoknak is legyenek szabályaik, terjesszétek a jó gyakorlatokat, és bátorítsátok a szervezetet, vezetőiteket, hogy aktívan támogassák ezeket a törekvéseket.
Pár szabály, amit érdemes újradefiniálni:
Mikor és mire lehet megbeszélést kiírni
Nem mindenki boldog, amikor "15 perc múlva megbeszélés "a napi meeting nevéről"
Milyen kommunikációnak milyen platformon, eszközön a helye
Mikor legyen e-mail, mikor legyen üzenet? Hogy jelezheti valaki, hogy ne zavarják azonnali üzenetekkel? És főleg - milyen válaszidőt vártok el egymástól?
Milyen eszközöket használtok, mit hol tároltok online
Ha tudod, hogy valamit a wikin, vagy a file szerveren kell keresni, netán emailben jött, nem kell mást megkérdezned.
Milyen új elvárásaitok vannak a megbeszélésekkel kapcsolatban?
Időkeret, részvétel, késés…
A megbeszélteket írjátok le, és tegyétek ki valami könnyen megtalálható központi online térbe, ahol könnyen előkerül. Egyébként is kell most már valami online csapatfelület, ahol a dolgaitokat egyben tartjátok.
Ha érdekel, hogy milyen kritériumokban érdemes megállapodnotok csapatként annak érdekében, hogy hatékonyabb legyen az együttműködésetek, itt olvashatsz róla bővebben: Túlélőcsomag csapatok online együttműködéséhez
Szervezeti támogatás
A kommunikáció akkor fog igazán új mederbe lépni, akkor tudja a szervezetet a következő szintre emelni, ha azt vezetői, folyamatai is támogatják. Nézzük, mi a vezetők feladata ebben:
Új kommunikációs kultúra erősítése, támogatása, azaz
Új kommunikációra való igény kommunikálása
Új normákra bátorítás
Vezetők példamutatása kommunikációban, megbeszélések szervezésében
Megfelelő eszközök biztosítása (kollaborációs szoftverek, minőségi hangeszközök, amik töredékére csökkenthetik az egy feladatra szánt időt)
Válaszidővel kapcsolatos elvárások kommunikálása, azaz vezetők kommunikáljanak erősen csökkentett elvárásokat a mindig-rendelkezésre-állás témájában, hogy mindenkinek legyen esélye optimalizálni és priorizálni
Feladatok, problémák megfogalmazására sokkal nagyobb figyelem fordítása. A visszakérdezési körök nagyon sokba kerülnek, tiszta, egyértelmű leírások segítik a gyors kommunikációt
Csapatokon átívelő kommunikációs felületek biztosítása (blog, hírlevél, virtuális iroda, virtuális kávézás, stb.)
Szerző: Dósa Zoltán, Agile Coach
Kontribútorok:
Horváth Zsolt, Senior Agile Coach
Misák Zsófia, Agile Coach
Veress Luca, Organisational design and process improvement consultant, coach
Segítségre van szükséged a távoli munkavégzés kihívásaihoz való alkalmazkodásban? Szeretnéd kihozni a legjobbat az online és irodai jelenlétből? Beszélgessünk!
Ha kérdésed lenne hozzánk, keresd bátran közvetlenül is Nőthig-Hegedüs Enikőt,
eniko.hegedus@educate.business