Mindenki vett már részt rossz meetingen. Az agyzsibbasztó fajtán, ahol hosszú perceken át semmiről sincs szó, mégis hümmög és bólogat mindenki. Ahol feltennéd a kérdést, hogy miért vagyunk most itt, de úgy érzed nem lehet, ezért inkább dolgozol közben, esetleg bevásárlólistát írsz. A pandémiás helyzet kialakulása óta átlagosan 10%al emelkedett a meetingek száma, és a Forbes egy kutatása szerint, egy átlag munkahelyen a meetingek 70%-a rosszul szervezett. Emiatt gyakran nem marad idő az érdemi munkára, illetve fókuszvesztés és bizonyos feladatok kapcsán zavarodottság is jellemző lehet. A cégeknek ez veszteséggel, a dolgozóknak pedig frusztrációval jár. De mit tehetünk mi?
Kinek a felelőssége a meeting?
Egyszerű lenne a szervezőre, vagy akár egyes munkatársainkra mutogatni, de valójában mi is hibásak vagyunk. Mindenki, aki részt vesz egy meetingen formálhatja azt, előre, közben, de még utólag is. Az egyértelmű cél, résztvevők meghatározása, agenda megírása és betartása, facilitálás, memo írás és follow-up mind ezközök a résztvevők kezében. És ha valami nem működik jól, fontos, hogy közösen megoldást keressünk rá- Mit szólnátok hozzá, ha legközelebb ezen változtatnánk? Szívesen kiküldöm előre az agendát, hogy hatékonyabbak lehessünk. Ki tudná vállalni, hogy ír egy rövid emailt arról, amit ma megbeszéltünk? Ha egy meetingnek gazdája van, vagy valaki egyszeri céllal szervezi, általában egyszerűbb ezeket a szempontokat szem előtt tartani. A meeting célja, a résztvevők szerepe már a meghívónál egyértelmű. Nehezebb a dolgunk azoknál a megbeszéléseknél, amik hosszú ideje rendszeresen zajlanak, vagy ahol mindig egy adott projektről van szó, de nincsen egyértelmű owner. Itt különösen fontos, hogy felelősséget vállaljunk, és megteremtsük az ideális körülményeket a hatékony munkához.
Mitől lehet jó egy meeting?
A jó meeting az, amit minden résztvevő hasznosnak és produktívnak él meg. Ami előre viszi a közös munkát, és amiről úgy távozik mindenki, hogy tudja hogyan tovább. Minden résztvevő jelenléte hozzáadott értékkel bír mind saját maga, mind pedig a többiek számára. Ennek elérése érdekében, érdemes átgondolni pár dolgot: Valóban szükséges meetinget szervezni, vagy hatékonyabb lenne egy közös csatorna, esetleg email váltás? Ki az, akinek mindenképpen jelen kell lennie ezen a megbeszélésen? Miről lesz szó, és hogyan biztosítjuk, hogy ne térjünk el a témától? Ilyen és ezekhez hasonló kérdések által elérhetjük, hogy meetingjeink magasabb százalékban legyenek hatékonyak, mi is jobban végezhessük a munkánk, és stimuláló, élvezetes megbeszéléseken vehessünk részt a mindennapokban.