Az elmúlt hónapokban jelentősen átalakultak a munkavégzési normáink, napi rutinunk és úgy általában az életünk. Mindennapjaink részévé váltak a videohívások, és megtanultunk kapcsolódni egymáshoz virtuálisan. Már nem töltjük a megbeszélések első 10 percét azzal, hogy “Hallasz? Hallak! De te hallasz? Na most meg nem látlak…”, csak az első ötöt. Hozzászoktunk az új helyzethez, szükségképpen jöhet is a következő kihívás.
A szervezetek elkezdtek nyitni, már egyre több helyen újra be lehet menni az irodába, de még mindenki óvatos - ki nem mondott home office szabályzatok, egyéni preferenciák és a reggeli hangulatunk dönti el, hogy az irodában kezdjük-e a napot, vagy a nappaliban. Ez a fajta hibrid működési mód viszont ismét próba elé állítja a csapatokat, mert amíg a csapat egyik fele az irodában lesz, addig a másik inkább marad a lakás biztonságos falai között.
Milyen buktatókkal és lehetőségekkel találkozhatunk egy ilyen csapatműködés során?
Mindenekelőtt fontos leszögezni, hogy a “distributed teams” felállás nem a COVID-19 utóhatása, évek óta rengeteg csapat (akár agilis, akár nem) dolgozik különböző lokációkon egyszerre. A szerencse ebben az, hogy könnyen tudunk a témában tovább olvasni, tapasztalatokat végig böngészni.
Tapasztalatok egy hibrid retrospektívről
A retrospektív csapatdinamika és bizalom szempontból egy elég különleges - mondhatni kényes megbeszélés. Még személyesen is elég nehéz ezekre figyelni, tudatosan alakítani, miközben Scrum Masterként egyéb facilitálási nehézségekkel is szembekerül az ember.
Online térben eggyel fokozódik a pálya nehézsége, viszont a hibridhez képest van egy nagyon nagy előnye a teljesen online meetingeknek, méghozzá az, hogy mindenki – még ha máshol is - de ugyanabban a szituációban van.
A résztvevők könnyen tudnak egymáshoz kapcsolódni, hiszen egyformán távol vannak egymástól. Mindenki egy “térben” van jelen, már tudjuk, hogy ha valaki leveszi a tiltást a mikrofonjáról, az egyet jelent azzal, hogy mindjárt megszólal – pont úgy, mint amikor személyesen valaki vett egy mélyebb levegőt, vagy csak kicsit előrébb hajolt a székben.
A hibrid jelenlét ugyanakkor ezt a közös megélést megtöri, akaratlanul is lesznek a “bentiek” és az “otthoniak”, elindul egy polarizálódás, ami fel fogja borítani a csapat dinamikáját. A kérdés már csak az, hogy mennyire.
Honnan tudjuk, hogy változik a csapatdinamika?
Vannak egyszerű jelek, amiből ezek könnyen észrevehetőek. Valaki például az irodában elsüt egy poént, de csak úgy az orra alatt, amire a bent lévőkből kitör a nevetés, és már el is veszett a megbeszélés fókuszáltsága, ráadásul a kamera túloldalán mindenki értetlenül néz. De ugyanígy igaz lehet ez fordítva is, ha valaki chat-be írja be a humoros kommentárját, amit viszont a tárgyalóban ülők nem biztos, hogy el tudnak olvasni.
Az ilyen hibrid megbeszélés során nagyon gyorsan alakulnak ki klikkek. Az egymásnak odasúgások csak az egyik példa, de ha kiscsoportos feladatra kerül sor, akkor egyből adja magát a felosztás - amivel könnyen kizáródhat valaki egy olyan témából, ahova szíve szerint csatlakozott volna.
Az elmúlt hónapokban megtanultuk kezelni a non-verbális kommunikáció - például testbeszéd - hiányát a videó konferenciákon, elkezdtünk máshogy figyelni, hiszen az információ dekódolásához a rendelkezésre álló eszközeink száma igencsak lecsökkent. Amikor pedig újra egy légtérbe kerülünk a kollégákkal, velük könnyen visszazökkenünk és ismét félszavakból is megértjük egymást.
Csupán az a problémás, hogy a hibrid működésben a csapat másik felének még mindig szüksége lenne arra a másik fél szóra is a teljes megértéshez. Ezek azok a szituációk, amikor a kamera másik oldalán valaki visszakérdez egyszer, mert nem ért valamit, majd jó esetben még egyszer, de harmadjára már közel biztos, hogy nem meri megkérdezni ugyanazt, főleg mikor már hárman mondták el neki a tárgyalóból, de valahogy csak nem állt össze a kép. Ebből pedig az információs aszimmetria mellett egy erős izolációs érzés is ki tud alakulni.
Facilitálás távolról?
A Scrum Master szerepe a retrón kulcsfontosságú. Folyamatosan figyelnie kell arra, hogy mindenki szót kapjon, hogy tényleg az egész csapat véleménye hallható legyen, és ne csak a hangadóké. Egy csendesebb, nehezebben megnyíló kolléga egy ilyen alkalmat tökéletesen ki fog használni arra, hogy elvesszen a két platform között, és meghúzza magát a sarokban, legyen az fizikai vagy virtuális.
Az a Scrum Master, aki esetleg otthonról csatlakozik be a meetingre, majdhogynem az esélytelenek nyugalmával indul a facilitáció sikeressége szempontjából. Gondoljunk csak bele, ha az irodában lévő kollégák között több a nagyhangú, vagy a viccelődésre hajlamos egyén, csak egy Hang némítása gomb megnyomására van szükségük és máris elszabadulhat a pokol… na jó azért nem, de könnyebb figyelmen kívül hagyni azt, aki épp távolról akarja mederben tartani beszélgetést - főleg mikor épp az ellenkezőjét akarod elérni.
Támogató eszközök
Operatív szempontból sem egyszerű a történet, személyesen mindenki post-itekre írogatott, online pedig felfedeztünk új eszközöket, mint a miro, vagy a jamboard. De hogy tudjuk a kettőt ötvözni? Ki hova ír? Hogy lesz az mindenki számára látható és elérhető?
Természetesen van erre is technikai megoldás: létezik olyan Jamboard TV, ami úgy néz ki, mint egy tévé, és ha bekapcsolod, akkor egy okos whiteboardként funkcionál, amire tudsz fizikailag írni, de igazából az egy jamboard, amit online is el tudsz érni. Azonban ez nem egy olcsó mulatság, nem gondolnám, hogy hirtelen mindenki rendel egy ilyet minden tárgyalóba. Szóval kell valami alternatív megoldás, ami real-time mindenki számára szerkeszthető.
Erre egy megoldás lehet, ha mindenki előtt van gép, és ugyanúgy úgy vesz részt mindenki, mintha otthon lennének. De ezzel kinyitunk egy másik pandora szelencét; ha a retrón mindenki előtt ott van a gépe, elkerülhetetlenül érkeznek az email értesítések és az „óó csak erre gyorsan válaszolok még!” mondatok, és ismét egy új problémával találjuk szembe magunkat.
Ezek után akkor mi lehet a megoldás?
Tapasztalataim alapján javaslom, próbáljuk elkerülni a hibrid retrókat, de elég nagy erőkkel. Két opció marad így a csapatok számára, vagy mindenki bemegy az irodába és együtt, személyesen csinálja a csapat a sprint fordulókat, vagy pedig minden marad az „új-régiben” és az online térben találkoznak. Ezt a kettőt lehet akár váltogatni is sprintenként.
Jó érzés lesz újra az irodába lenni, az első közös, személyes alkalommal például lehet valami csapatépítő jellegű, inkább beszélgetős retrót tartani, amikor csak élvezzük újra egymás társaságát. Két három sprintenként - ha előre meg tudjátok beszélni, akkor nem hinném, hogy gondot okozna egy irodai látogatás.
Ha pár embernek mégis úgy jön ki a lépés, hogy a sprintforduló napján az irodában kell lennie, pedig megbeszélte a csapat, hogy online tartják, akkor javaslom, hogy külön tárgyalóból, szobából jelentkezzenek be, mert így tudják biztosítani azt, mintha otthon maradtak volna.
Szerző: Németh Orsolya Fanni, Senior Agile Coach, Certified Scrum Master, @ edUcate
Instagram @ postitlover
Segítségre van szükséged a távoli munkavégzés kihívásaihoz való alkalmazkodásban? Szeretnéd kihozni a legjobbat az online és irodai jelenlétből? Beszélgessünk!
Ha kérdésed lenne hozzánk, keresd bátran közvetlenül is Nőthig-Hegedüs Enikőt,
eniko.hegedus@educate.business