A home office-hoz való alkalmazkodás nem csak egyéni szinten fontos, hanem a csapatok együttműködését, kommunikációs szokásait is alapjaiban változtatja meg.
A következőkben összeszedtük, hogy csapatként milyen normákat érdemes meghatározni, milyen kritériumokban érdemes megállapodni annak érdekében, hogy a kommunikáció és így az együttműködés is gördülékenyebb legyen:
1. Milyen idősávban lehet meetinget kiírni?
A napi munkarend és a fókuszált munkavégzés céljából érdemes megállapodni, hogy csak bizonyos idősávban lehet meetinget kiírni. Ezt meghatározhatjátok egy egész napos időintervallumban (pl.: 9-17-ig), de megegyezhettek blokkos megoldásokban is (pl.: 10-12-ig és 13-15-ig), ahol a fennmaradó időt az egyéni munkának szentelitek.
2. Milyen platformot mire használtok?
Az információ szintetizálása érdekében fontos, hogy egyetértés legyen abban, hogy milyen kollaborációs eszközt mire használtok, így célirányosan tudtok keresni.
A vizualizáció és feladatok nyomon követésének érdekében célszerű egy közös online whiteboard használata, ahová akár a csapat normákat, vagy a feladatokat is fel lehet írni. A mi egyik kedvenc eszközünk erre a célra a Miro, de ha szimplán feladatokat szeretnétek nyomon követni, akkor bátran ajánljuk a Trellot, vagy gyakorlott felhasználók számára a Jirat.
Közös chatelésre, gyors információ megosztásra vagy kérdésfeltevésre célszerű az e-mailtől különböző platformot használni. Használhattok Skype-ot vagy Microsoft Teamst is akár, de a mi kedvencünk a Slack. Slacken különböző csatornákat tudtok létrehozni az egyes témáknak megfelelően, így ha új üzenet érkezik egy csatornába, már egyből tudni fogjátok, hogy milyen témában íródott.
Online meetingek szervezésére és lebonyolítására a lehetőségek tárháza áll a rendelkezésünkre. Nagyobb létszámú meetingek esetén, - és ahol fontos, hogy lássátok egymást -, használhatjátok a Zoomot, de megfelelő eszközök lehetnek még a Google Hangouts/Google Meet, Skype, vagy a Microsoft Teams is. Ha a Google Meet mellett voksoltok, érdemes letölteni a Grid View bővítményt, melynek segítségével ugyanúgy láthatjátok a többi résztvevőt, mint a Zoommal.
Ha file-okat osztotok meg egymással, ügyeljetek arra, hogy legyen minden feltöltve egy tárhelyre, hogy az adatok könnyebben elérhetőek legyenek. Ha e-mailben csatoltok file-okat, töltsétek fel őket a tárhelyre is, és adjátok hozzá az emailhez a file elérhetőségének linkjét is.
3. Az egyes kommunikációs eszközöket milyen esetekben használjátok?
Virtuális térben fontos különbséget tenni szinkron és aszinkron kommunikáció, valamint ezeket elősegítő kommunikációs eszközök között, melyeket érdemes nagyon megfontoltan alkalmazni.
Szinkron - valós idejű - kommunikációs eszközöket olyan esetekben érdemes használni, amikor azonnali visszacsatolásra, válaszra van szükség. Ennek formái lehetnek: videohívások, meetingek, telefonhívások, csapatos chatablakok (ha a kommunikáció folytonos). A szinkron kommunikáció előnye, hogy erősíti a csapatkohéziót és teret ad a kreatív ötletelésnek, továbbá az esetleges problémák vagy egyet nem értések sokkal hamarabb felszínre kerülnek.
Aszinkron - nem valós idejű - kommunikáció esetén a visszacsatolás nem azonnali, bizonyos idő eltelik az üzenet küldése és a válasz megérkezése között. Ennek formái lehetnek: e-mail, sms, chat, rögzített videóüzenet, közösen szerkeszthető dokumentumok. Az aszinkron kommunikáció előnye, hogy növeli a produktivitást, és elősegíti a fókuszált munkavégzést, hiszen a nem azonnali válaszigény miatt nem zökkent ki a munkából, így nem kell megosztani a figyelmet a feladatok között.
A hatékonyan működő csapatok a szinkron és aszinkron eszközöket vegyítve használják, az aszinkron eszközök túlsúlyával. A fókuszált munkavégzést elősegíti, ha az aszinkron eszközök használata előtérbe kerül, mivel az elnyújtott válaszidő lehetőséget ad arra, hogy strukturált és kellőképp informatív válaszokat fogalmazzunk meg. Emiatt lényegretörőbb lehet, és gyorsabban juthatunk hozzá a szükséges információhoz, mintha egy online meetingen faggatnánk a másikat, aki még nincs a kellő információ birtokában.
4. Mikre érdemes figyelni az online meetingek alkalmával?
A virtuális kollaboráció hatékony módjaira számos praktika létezik, de tapasztalataink alapján ezeket nem lehet elégszer hangsúlyozni, így a főbb jó gyakorlatokat kigyűjtöttük Nektek ide is:
Tisztázzátok, hogy a megbeszélésen kinek szükséges mindenképp ott lennie - csak azok vegyenek részt, akik érintettek az adott témában, akinek lehetnek inputjai a meetinghez, legyen szó csapattagról, vezetőről, csapaton kívüli egyénekről.
Célszerű a meetingek hosszát optimalizálni, és 30 vagy 60 perces egyeztetések helyett 15, 25 és 50 perces meetingek szervezésére törekedni, így jut idő arra, hogy tartsatok egy rövid szünetet, vagy felkészüljetek a következő megbeszélésre.
Online meetingek esetén mindenképp készüljön előzetes agenda, ami nem csak informálja a résztvevőket a várható témákról, de segít fókuszban tartani a beszélgetést - látható, hogy mely témákról beszéltetek már, és melyeket szükséges még érintenetek. Így nem feledkeztek meg semmiről, és nem kell plusz meetinget kiírni az elmaradt témák egyeztetésére.
Jelöljetek ki egy facilitátort, aki segít az időkeretek betartásában és az agenda szerinti fókuszált beszélgetés lebonyolításában.
Ha valaki nem tud részt venni egy megbeszélésen, jelezze előre a többi résztvevőnek, a késéssel együtt.
A meeting során lehetőleg csak annak legyen bekapcsolva a mikrofonja, aki beszél, a többiek némítsák le magukat, de az eszközök többségénél egymást is le tudjátok némítani.
Érdemes a meeting végén összegezni, hogy mindenkinek ugyanaz legyen az értése. Ha szükséges, kérdezzetek vissza.
Hosszabb egyeztetéseknél érdemes memot készíteni, és a meeting végeztével kiküldeni a résztvevőknek. Ez segíti, hogy mindenkinek ugyanaz legyen a megértése.
A meghatározott working agreementet rögzítsétek, fussatok át rajta még egyszer, hogy biztosan meglegyen az egyetértés. Állapodjatok meg abban, hogy hogyan emlékeztetitek egymást a közös megállapodásaitokra. Érezzétek a sajátotoknak, és biztassátok egymást a betartására!
Ajánlott cikkek a témában:
https://medium.com/the-crossover-cast/6-communication-habits-of-successful-remote-teams-6c74ac50aeec
Szerző: Misák Zsófia, Agile Coach
Segítségre van szükséged a távoli munkavégzés kihívásaihoz való alkalmazkodásban? Szeretnéd kihozni a legjobbat az online és irodai jelenlétből? Beszélgessünk!
Ha kérdésed lenne hozzánk, keresd bátran közvetlenül is Nőthig-Hegedüs Enikőt,
eniko.hegedus@educate.business
Comments