Megfelelő előkészületekkel és módszerekkel otthonról sem áll meg a munka
A koronavírus terjedése miatt lassan minden munkavállaló és munkáltató fejében megfordul, hogy mi történik, ha kicsiny kis országunkban is kihirdetik a cégek az otthoni munkavégzést, vagy esetleg a katasztrófavédelem rendel el karantént.
Jelenleg is zajlanak már előkészületek mind az elővigyázatossági (kézfertőtlenítők, tájékoztató leírások kihelyezése) mind pedig a vírus megjelenése utáni tennivalókra. Na de miként tudjuk elérni azt, hogy a munka és a termelés akkor se álljon le, ha fizikailag nem lehetünk az irodában és nem találkozhatunk személyesen a kollégákkal, ügyfelekkel?
Első körben tegyük fel magunknak a kérdést: miért is van szükség a találkozásra?
Persze, a személyes kontakt, a testbeszéd, a kötetlen beszélgetések elengedhetetlen tényezői a megfelelő kommunikációnak, viszont ha tudjuk, hogy mi a feladatunk, akkor miért ne tudnánk azt ugyanolyan jól elvégezni otthonról, akár pizsamában és mamuszban.
Ez felvet egy újabb kérdéskört: tudjuk-e, hogy mi a feladatunk? Pontosan tudjuk? Másnak is egyértelmű, hogy mit fogunk csinálni, és vajon azonos a megértésünk azzal kapcsolatban, hogy az mikor tekinthető késznek?
Általánosságban nem mondható el, hogy mindenki azonnal tudja, hogy mi a pontos feladata. Emiatt folyamatosan mással való kooperációra, pontosításra, iterációkra van szükség már a feladat meghatározásakor, sőt a megvalósítás kapcsán is, amíg végül egy adott feladatot le lehet zárni, és az ténylegesen késznek tekinthető.
Itt jön képbe a "Kész" definíciója - az agile a Definition of Done (DOD) kifejezést használja - ami egy projektre/csapatra vetítve aktuálisan tisztázza, hogy mikor is van kész az adott tennivaló. Pl. egy cukrász esetében késznek tekinthető a feladat akkor is, ha éppen befejezte a torta feldíszítését, akkor is ha a dobozolást/csomagolást is elvégezte, illetve az is kritériuma lehet a "Kész" definíciójának, hogy a mosatlan edények is már tisztán a szárítón vagy akár a polcon a helyükön pihennek. Tehát a "Kész" fogalma különböző közegekben mást és mást jelenthet, így nagyon fontos ezt minden környezetben közösen tisztázni, és transzparensen hirdetni minden érintett felé.
Másik tényező a "nem tudom mi a pontos feladatom" kérdéskörben a tervezés hiánya, illetve annak minőségi volta. Például ha
az érintettek nincsenek kellően/megfelelő időben bevonva, magas szintű tervek készülnek csak, vagy
nincs meg minden információ a tervezéskor, mert pl. nem volt szükségszerűen előkészítve, és így pontatlan, hibás tervek készülnek.
Az agilitásban pont ezért dolgozunk sok csapattal iteratívan: készülnek tervek hosszú távra is (sőt, ez az egyik alapja mindennek, hogy lássuk, hova akarunk eljutni), viszont utána ezt le kell bontanunk kisebb elemekre: minél közelebbi a feladat, annál elemibbre. Az agile 5 szintű tervezése is erről szól, hogy a hosszú távú tervek után legyen pár hetes, aztán a végén napi tervünk is. A szakirodalomban erről - többek között - itt olvashattok bővebben.
Ami a mi közegünkben mindenkit érint a napi munkában az a sprinttervezés (általában kéthetes sprintek az elterjedtek) ahol az előkészített - már a csapattal is előzőleg átbeszélt - feladatlistát a sprint indulásakor, a planning meetingen közösen pontosítjuk, és kvázi véglegesítjük az elkövetkező két hétre. Amikor innen felállunk a nyitott kérdések jelentős részére meg kell kapnunk a válaszokat. Tehát addig kell boncolgatni és részletezni a feladatokat, - és persze rögzíteni őket egy feladatkezelő rendszerben is (JIRA, Trello, stb.) - amíg csekély számú kérdőjel marad a feladatok kapcsán.
A másik ceremónia a Daily stand-up, ahol lehetőségünk van kooperálni, egyeztetni a csapattagokkal az általunk végzett előző napi és aznapra tervezett feladatokról, illetve, ha valamiben elakadásunk lenne, akkor azt itt jelezhetjük és kérhetünk segítséget.
Mindkét meeting olyan, amit alapvetően személyesen érdemes tartani, viszont nem gátol meg minket semmi abban, hogy a technikát kihasználva, egy távoli remote hívásban valósítsunk meg őket. Ehhez bármelyik olyan eszköz (pl. Skype, Hangouts, Slack stb.) megfelelő, amivel konferenciahívás indítható, és meg tudjuk osztani a képernyőt másokkal is.
Ez nem azt jelenti, hogy ezen kívül nem lesz szükség kommunikációra a csapattagok között vagy akár a csapaton kívüli szereplőkkel, viszont
ha kellően előkészítjük az adott iterációt,
transzparenssé tesszük az információkat és
emellett lehetőséget adunk az önálló munkavégzésre,
valamint kellő jogkörökkel ruházzuk fel a beosztottakat is,
akkor sokkal nagyobb eséllyel valósul meg a hatékony munkavégzés távolról is.
A SCRUM 5 alapelve is pont ezek mentén épül fel: Bátorság, Fókusz, Elkötelezettség, Tisztelet, Nyitottság.
Összegezve néhány tipp:
Legyenek hosszú távú terveid, és ezeket személyesen az adott periódus elején készítsd el, a csapattagokat is bevonva közösen, hogy azt mindenki magáénak érezhesse.
Ezt követően bontsátok le és pontosítsátok a feladatokat a következő, rövidebb időszakokra, kvázi hetekre ill. napokra.
Használjatok digitális platformokat a kommunikációra és az információk tárolására (dokumentumok, feladatlisták, tervek), amiket transzparensen minden csapattag lát és elér távolról is. Néhány már bevált ötlet: JIRA/Trello, Slack/Viber/Messenger/Hangouts/Skype, csapat levelezőlista, Confluence/Google Docs/Dropbox/SharePoint stb.
Járj utána, hogy a céged környezetében mire van licence, mit tudnak használni akár az ügyfelek is.
Oktasd folyamatosan a kollégáidat, hogy miként kell használni ezeket az eszközöket, mit hol találnak, hogy lehet beállítani, megosztani. Habár sokaknak ez egyértelmű, nem mindenkinek vannak meg az alapvető digitális képességei – és bizony enélkül féllábú óriás csak a csapatod.
Vértezd fel magad technológiával: legyen mikrofonos fejhallgatód, ha az irodában vagy akkor valami olyan kihangosító, aminek a mikrofonja és a hangszórója is jó minőséget biztosít (pl. Jabra) ill. használjátok a webkamerát is.
Oszd meg a csapattagok elérhetőségeit egymással: telefonszám, e-mail cím, kit melyik platformon lehet elérni, naptárak foglaltsága, stb.
Írd ki előre a meetingeket, legyen pontos célja és agendája ill. tegyél bele távoli konferenicahívás elérhetőséget, és lehetőleg készüljön feljegyzés az eredményekről, feladatokról, határidőkről.
A cikk szerzője: Schwarczinger Csaba, agile coach @ edUcate
LinkedIn: link
Segítségre van szükséged a távoli munkavégzés kihívásaihoz való alkalmazkodásban? Szeretnéd kihozni a legjobbat az online és irodai jelenlétből? Beszélgessünk!
Ha kérdésed lenne hozzánk, keresd bátran közvetlenül is Nőthig-Hegedüs Enikőt,
eniko.hegedus@educate.business
Comments